El trabajo a distancia: aspectos básicos de la nueva normativa

El trabajo a distancia: aspectos básicos de la nueva normativa

Con las circunstancias acaecidas en los últimos meses por la pandemia, las empresas se han visto obligadas a adaptarse a marchas forzadas y, en muchas ocasiones, dependiendo del sector y el tipo de negocio, en un tiempo récord, a implantar el trabajo a distancia en sus organizaciones, dotando a las personas trabajadoras de los medios necesarios con el objetivo de poder continuar con la actividad del negocio.

Si analizamos los porcentajes de personas trabajadoras que prestaban sus servicios en modalidad de trabajo a distancia antes y durante la pandemia, no tienen nada que ver, de hecho este cambio de tendencia “obligado” en la prestación de servicios ha supuesto una aceleración en la forma de organizar las empresas y el uso de los medios telemáticos, incluso organizaciones que eran reacias a implantarlo han comprobado que con los medios tecnológicos adecuados la actividad se puede desarrollar con normalidad si el modelo de negocio lo permite.

El Gobierno ya tenía previsto desarrollar una normativa específica sobre el trabajo a distancia, pero con la pandemia ha llegado antes de tiempo; también  la negociación entre la CEOE y los sindicatos UGT y CCOO, que con el entrenamiento de estos últimos meses ya tenían muy claras cuáles iban a ser las cuestiones más controvertidas, entre las que se encuentran, cuándo se entiende que es regular el trabajo a distancia, la compensación de los gastos, cuáles son los derechos de las personas trabajadoras que se deben garantizar sí o sí, la formalidad que se debe aplicar a esta modalidad, el contenido mínimo que debe incluirse en los acuerdos de trabajo a distancia, el registro de jornada y la flexibilidad horaria, la protección de datos, la prevención de riesgos y la desconexión digital, entre otras.

Aspectos básicos de la nueva regulación

En este artículo queremos contar los aspectos básicos que se deben conocer sobre esta nueva regulación y además reflexionar sobre algunos aspectos que han quedado en el aire, como por ejemplo, el tema de la desconexión digital, en la que se vuelve a perder la ocasión de regularlo en detalle y que se deja a lo establecido en los convenios y acuerdos colectivos, aunque sí especifica que también afectará a puestos directivos.

Una de las cuestiones que más tensiones ha generado y que finalmente la CEOE ha conseguido introducir en el acuerdo, es que las empresas que han implantado excepcionalmente el trabajo a distancia en aplicación del artículo 5 del RDL 8/2020, o como consecuencia de las medidas de contención sanitarias derivadas de la COVID-19, y mientras estas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación la normativa laboral ordinaria, aunque sí deberán poner los medios necesarios para el desarrollo de la actividad, así como compensar los gastos generados a las personas trabajadoras.

Se define cuándo se entenderá que es regular el trabajo a distancia, especificando que será el que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo, no obstante, es muy probable que la jurisprudencia termine de definir este periodo de referencia, si serán meses consecutivos, alternos, dentro de un periodo de 12 meses u otros conflictos que seguro surgirán, ya que es lo fundamental para aplicar o no esta nueva normativa. La disposición adicional primera permite que los convenios o acuerdos colectivos puedan establecer un porcentaje o periodo de referencia inferiores a los fijados en esta norma.

El trabajo a distancia será voluntario tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y requerirá la firma de un acuerdo específico, esta será la clave de todo lo que se pacte y quede por escrito en el documento, que tiene un contenido mínimo obligatorio donde aparecerán todos los detalles, con un inventario de los medios, equipos y herramientas que se necesita para el desarrollo del trabajo a distancia, enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora, horario y reglas de disponibilidad, porcentaje y distribución entre trabajo presencial y a distancia, centro de trabajo al que estará adscrita la persona trabajadora, lugar de trabajo a distancia, plazos de preaviso para la reversibilidad, medios de control empresarial y duración del acuerdo, entre otras.

El acuerdo podrá ser reversible por ambas partes y como limitación importante, se establece que la negativa de la persona trabajadora a trabajar a distancia, no será causa justificada de la extinción de la relación.

El procedimiento para las reclamaciones sobre acceso, reversión y modificación del trabajo a distancia será urgente y se le dará tramitación preferente.

Queda definido lo que ha venido estableciendo la jurisprudencia en numerosos pronunciamientos, y es que las empresas tendrán que dotar de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad, garantizando la atención precisa en el caso de dificultades técnicas, además el desarrollo del trabajo a distancia deberá ser compensado por la empresa, sin que las personas trabajadoras asuman gastos vinculados al desarrollo de la actividad. No obstante, serán los convenios o acuerdos colectivos donde se establecerá la determinación, y compensación de dichos gastos, lo que seguramente será motivo de conflicto cuando no esté definido en estos.

No se podrá obligar a las personas trabajadoras a utilizar sus equipos personales, ni a instalar en ellos programas o aplicaciones para el desarrollo de la actividad.

La norma resalta en varios de los artículos la importancia de que estas personas trabajadoras no vean menoscabados sus derechos frente a las que prestan sus servicios en modalidad presencial, concretamente en temas de formación, retribución, estabilidad en el empleo, tiempo de trabajo y promoción profesional, y hace mención en varias ocasiones a los planes de igualdad que deben contemplar y estudiar específicamente estas situaciones para evitar posibles discriminaciones en el entorno laboral.

Además de los derechos que se regulan en la norma y de las obligaciones de ambas partes, hay artículos específicos en materia de prevención de riesgos laborales y protección de datos, que aunque es de lo que menos se está hablando, son cuestiones que las empresas tendrán que analizar en detalle, ya que la situación actual ha obligado en muchos casos a que las empresas implanten esta modalidad sin tener tiempo de prepararse verificando el cumplimiento escrupuloso de la normativa asegurando la protección. Se trata de una materia compleja en la que las empresas deberán prestar especial atención y estar asesorados por expertos, ya que la protección de datos, la seguridad de la información y la salud de las personas trabajadoras, son cuestiones que afectan directamente a los derechos fundamentales, por lo que los tribunales son muy exigentes con la responsabilidad empresarial y los importes de las sanciones muy elevados.

El RDL entrará en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, y será íntegramente aplicable a las relaciones de trabajo vigentes y que estuvieran reguladas, con anterioridad a su publicación, por convenios o acuerdos colectivos sobre condiciones de prestación de servicios a distancia, desde el momento en que éstos pierdan su vigencia.

Si no está prevista la duración, se aplicará transcurrido un año desde su publicación, con la posibilidad de acordar un plazo máximo de tres años.

Se trata de una norma muy esperada y necesaria para evitar abusos tanto de empresas que no estaban dispuestas a compensar ningún tipo de gasto o a dotar de medios, como de personas trabajadoras que no cumplen con sus obligaciones específicas, no obstante, la realidad es que el peso importante estará en el acuerdo y la negociación colectiva y estamos expectantes por ver si la nueva regulación fomentará el trabajo a distancia o si, por el contrario, se percibirá como una carrera de obstáculos con duplicidad de costes, generándose el efecto contrario al pretendido que es el de avanzar hacia otro modelo social y económico.

La ministra de trabajo advierte sobre las numerosas reformas que tienen previstas y de las que estaremos pendientes con el objetivo de dar a nuestros clientes un asesoramiento preventivo y que se adapte a su sector y peculiaridades de negocio.

Cristina Herranz
Responsable de Asesoramiento y Canal Indirecto

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